3.1. Formulario de la solicitud
Cumplimentación de formulario
Con este formulario se permite crear una solicitud de alta de una referencia. Para ello, se deben cumplimentar los campos que aparecen en el formulario en pantalla:
Todos los campos remarcados en color amarillo son obligatorios, a excepción del campo "Cice".
Algunas aclaraciones sobre algunos campos:
o "Código País" se autocompleta tras seleccionar un importador en el campo "Nombre importador".
o "Nombre importador", tras introducir 4 caracteres, mostrará un listado de importadores que coincidan con ese patrón:
Tras la aparición de dicho listado se podrá seleccionar uno de ellos directamente clicando sobre él:
o “Nº Ref. importador” se deberá introducir el identificativo que la empresa adjudica a un modelo o referencia concreta de producto. Será una identificación única para ese producto y debe ser diferente a los identificativos de otros productos de la empresa. Esta identificación debe ser única. Y será esta misma identificación la que deberá declararse en las solicitudes de control de ESTACICE sucesivas en el campo “Referencia DOCUCICE”.
o “Cice” mostrará un listado de cices que estén asociados al Usuario que está utilizando este servicio. El usuario debe seleccionar uno de los centros, a ser posible
o “Expt/fab y Nº de Refer export/fab”. En muchas ocasiones en la documentación técnica aparece mención a referencias del fabricante o del exportador. Deberá indicarse la referencia utilizada por el fabricante o por el exportador para identificar ese mismo producto. Deberá elegirse la opción (bien fabricante o bien exportador) que sea más relevante a efectos de documentación técnica.
o “Producto” Debe ser un nombre genérico descriptivo del producto (Ejemplo: lavadora, teléfono móvil, etc.)
o “Tipo de control”. - SE deberá seleccionar aquel control realizado por el Servicio de Inspección SOIVRE que le es aplicable al producto, y para el que se quiere que se tenga en cuenta la Documentacion técnica incorporada. Puede ser o Control de seguridad de industriales- RD 330/2008- o bien Control ROHS –RD xxxx/2022).
o "Email para contacto" se debe indicar aquel correo al que se quiere que sea enviada la respuesta de confirmación o rechazo de la solicitud de alta que será gestionada por parte del inspector desde la aplicación de DOCUCICE . El Servicio de Inspección SOIVRE podría contactar con el solicitante a esta dirección para aclarar información relativa a los documentos
Subida de documentos:
Tras completar los datos indicados anteriormente, se debe pulsar sobre el botón "Añadir documento". Esta acción abrirá el explorador de archivos de Windows, desde donde se deberá seleccionar un documento a adjuntar para la solicitud, con un tamaño máximo de 10 MB y cuyas extensiones aceptadas son doc/docx, xls/xlsx, txt, pdf, rtf, zip, 7z, tif, tiff, gif, jpg ó jpeg:
Tras localizar el documento requerido, se selecciona y se pulsa sobre "Abrir".
Tras realizar esta acción se muestra el siguiente formulario para incluir detalles relativos al documento que se quiere subir al repositorio relacionado con la referencia seleccionada.
Este nuevo formulario se debe cumplimentar con información referente al propio documento que se acaba de seleccionar.
El detalle de los campos es:
o “Nombre del documento”. - Se deberá nombrar el documento con un nombre descriptivo del mimo (Ejemplo:” Declaración de conformidad ref. 222”; “” Informe de ensayo laboratorio CCHG nº111111”)
o “Fecha de caducidad”. - Fecha de caducidad del documento técnico Ejemplo del certificado o informe de ensayo que ha indicado los organismos notificado o laboratorio, emisores, o que indique la normativa.
o “Tipo de documento”. - Seleccionar el que corresponda.
o “Tipo de control”. Seleccionar el tipo de control (Control de seguridad de industriales- RD 330/2008- o bien Control ROHS –RD xxxx/2022).
o “Descripción del documento”. - Se deberá describir de forma sencilla y concreta el documento que se ha incluido Ej.: “Documento aclaratorio referido a declaración de conformidad”
Una vez cumplimentados todos los capos , se pulsa en "Aceptar".
Relación de documentos subidos
Una vez llegados a este punto, se mostrará en la parte inferior de la pantalla un listado de documentos, donde se podrá observar el documento recién adjuntado:
Como se observa en la captura anterior, se muestra un listado de documentos adjuntos con la posibilidad de eliminarlos (pulsando sobre el icono de la papelera) o añadir más documentos (pulsando sobre el botón "Añadir documento").
Envío de la información a DOCUCICE
En este punto también se puede modificar los datos del formulario superior, ya que la solicitud no será creada mientras no se pulse sobre el botón "Guardar y Enviar".
Tras finalizar la creación de la solicitud se pulsa sobre el botón "Guardar y Enviar".
La información relativa a la referencia en forma de solicitud de alta en DOCUCICE será puesta a disposición del Servicio de Inspección y será valorada realizando sobre ella un control documental. Los resultados del mismo se guardarán en DOCUCICE ligados a la referencia.
¡Atención! Una vez dada de alta en DOCUCICE una referencia para un NIF concreto, no puede solicitarse nueva alta para esa misma referencia. Sólo si el alta fuera rechazada podrá volver a enviar una nueva solicitud para ese NIF y referencia.
Procure recopilar toda la información que requiera subir antes de enviar la solicitud de alta. Acompañe, en caso de productos con ambos tipos de control (ROHS y Seguridad) recopile todos los documentos y súbalos bien clasificados en una sola petición.
